En dan onstaat er magie

0
Behind the scenes bij Improve congres

De oude Lijm- en Gelatinefabriek aan de Rotterdamseweg herbergt twee Delftse bedrijfsiconen: de licht- en beeldmakers van Improve en het creatieve broeinest Lijm & Cultuur. Samen ontwikkelen ze onvergetelijke evenementen, zélfs in coronatijd. Wat maakt of breekt – volgens hen – een event?

Digitale, hybride en live events

“Toen we Lijm & Cultuur begonnen, hadden we een droom”, vertelt Antoinette Wijffels. Samen met Rob van Koppen ontwikkelde ze vanuit hun bestaande lichtbedrijf Improve een nieuw concept. “We wilden een plek creëren waar mensen uit alle hoeken van de samenleving samenkomen, kennis delen en iets nieuws maken. Dat kan een evenement zijn, maar ook een onderzoek, verandering of innovatie. Wij faciliteren die creativiteit door ‘georganiseerde chaos’.”

Lastige vragen

“Veel mensen zien een evenement als een optelsom van een zaaltje, drankje en muziek”, zegt Wijffels. “Maar wij starten al-tijd met lastige vragen. Waaróm wil je iets organiseren? Wat is de boodschap? Vaak gaat het om organisaties die kampen met complexe vraagstukken. We willen begrijpen wie hun mensen zijn en wat hen drijft. Door vragen te stellen en de connectie te maken met de organisatie krijg je een hartsverbinding. Daarná volgen pas praktische keuzes over de invulling van het event. En dan ontstaat er magie. De doelstelling wordt plotseling tastbaar en beleefbaar. Ze gaan het voelen.”

Lijm & Cultuur is in de loop der jaren uitgegroeid tot een community van experts in verschillende disciplines. “Ons netwerk maakt dat we goed weten wie we kunnen in-vliegen. Een wetenschapper op een bijeenkomst van een bank? Een technisch expert op een marketingcongres? We denken actief mee met de inhoud en spelen daarmee. Soms draaien we dingen om. Dan zetten we bijvoorbeeld de directie in het publiek en de medewerkers op het podium. En er moet altijd iets gebéuren. Of het nu om een vergadering of een feest gaat, je wilt mensen aan het werk zetten met elkaar.”

Hoofd vol inspiratie

Wijffels: “Elk evenement is een kans om iets moois te laten ontstaan. Een congres, een begrafenis, het zijn allebei gelegenheden waar mensen met elkaar in verbinding komen. Gebruik dat! Als iemand na afloop zegt: ‘de hapjes waren erg lekker’, dan heb je een kans gemist. Je wilt dat mensen iets onvergetelijks mee naar huis nemen: al is het maar een mooie herinnering of een hoofd gevuld met inspiratie.”Om zulke events van de grond te kunnen tillen, is een sterk team essentieel. “Mensen kijken altijd naar de stenen die hier staan. Maar die zijn niks zonder de energie die we er samen instoppen. We hebben hier allemaal onze eigen specialiteit, maar pakken het stokje van elkaar over als dat nodig is. Als het druk is, helpen we allemaal beneden op de vloer. Als de keuken vastloopt, sta ik daar ook af te wassen. En andersom: als Rob en ik druk zijn met een klant komt ons per-soneel op het juiste moment even koffie brengen. Op al die momenten leren we van elkaar, dat is heel waardevol.”

Samen in crisistijd

Samen iets beleven, hoeft niet per se in een fysieke ruimte. “Wij organiseren belevingen met een doel: dat kan live of online, dat maakt niet uit. Bij Improve organiseren we al sinds 2010 interactieve livestreams. In deze coronaperiode doen we dat vaker. Voor bedrijven die toch iets willen organiseren, of begrafenissen waar niet iedereen bij kan zijn. Daar maken we dan echt iets heel bijzonders van.” Wat is de kracht van een goede online bijeenkomst? “Of je nu een boek schrijft, een film maakt of online een meeting organiseert: het draait om de voorbereiding. Een goed verhaal heeft een slim plot en weet de aandacht vast te houden. Net als een film heeft een online evenement een strakke regie nodig en een goed doordacht draaiboek.” Wijffels benadrukt het belang van details, en van persoonlijke aandacht. “Digitaal gastheerschap, noemen we dat. Ook bij een online bijeenkomst is het fijn als je wordt opgevangen door een host: iemand die zorgt dat je naam en gezicht goed in beeld zijn. Iemand die het evenement in juiste banen leidt, die soms even een grapje maakt en net op tijd pauze houdt. Dat maakt nou net het verschil.”

Warme sfeer

Een grote troef van Lijm & Cultuur is lichtbedrijf Improve. Wijffels: “We willen altijd een warme, menselijke sfeer creëren. Mooi licht, beeld of een goeie stage set-up zijn voor ons vanzelfsprekend.”

Vorig artikelMijn agenda: Raymond van Uffelen
Volgend artikelDe stand van zaken – 19 november

LAAT EEN REACTIE ACHTER

Vul hier je reactie in
Vul hier je naam in