Delft bundelt krachten voor zakelijke bezoekers

Het nieuwe platform Hotelservice Delft moet het congresorganisatoren makkelijker maken om hun gasten in Delft onder te brengen. Hotels, ondernemers en Delft Marketing slaan de handen ineen om de stad aantrekkelijker te maken voor zakelijke gasten én daar als stad samen van te profiteren.

Hoe zorg je dat een congres niet alleen de organisator iets oplevert, maar ook de stad als geheel? Door samen te werken, vinden Michiel van der Schaaf, directeur Delft Marketing, en John Patrick Vermulst, hotelmanager van Westcord Hotel Delft. Samen ontwikkelden zij een nieuwe hotelboekingstool die Hotelservice Delft gaat heten. “Mensen kiezen eerst voor een stad”, zegt Vermulst. “Pas daarna beslissen ze waar ze slapen of eten. Door samen op te trekken, maken we die keuzes voor gasten zo makkelijk mogelijk.”

Delft in trek bij zakelijke gast

Steeds meer zakelijke bezoekers kiezen Delft als uitvalsbasis. De stad ligt gunstig tussen Rotterdam en Amsterdam, heeft een uniek ecosysteem als het gaat om technische innovatie en biedt een overzichtelijke, menselijke schaal. “Als Delftse ondernemers zijn we in de eerste plaats geen concurrenten”, vindt Vermulst. “We hebben één gezamenlijk doel: Delft als bestemming op de kaart zetten.” Zakelijke gasten zijn waardevol: ze geven meer uit, overnachten vaker en keren regelmatig terug als toerist. “Je wilt het hen zo makkelijk mogelijk maken. Dus niet zelf eindeloos zoeken naar een hotelkamer op internet, maar één duidelijk en compleet aanbod, afgestemd op het evenement”, legt Vermulst uit. “Dat komt nu heel mooi samen in Hotelservice Delft.”

Geen overbodige luxe

Is een compleet nieuw platform voor hotelboekingen echt nodig? “Absoluut”, zegt Van der Schaaf. “Als congresorganisator moet je nu zelf elk hotel benaderen om te kijken wat er nog beschikbaar is. Dat kost enorm veel tijd.” Ook voor hotels biedt de tool voordelen. “Op dit moment weten we vaak niet wie er naar een congres komt”, vertelt Vermulst. “We worden regelmatig verrast. Maar als we vooraf weten dat er een groot evenement plaatsvindt en wij een deel van de gasten mogen ontvangen, dan kunnen we daar beter op inspelen.”

Delft is geen wereldstad, maar heeft wél de charme van een Amsterdam.

Speciaal voor mij

Via de nieuwe tool kunnen organisatoren eenvoudig een eigen evenementpagina aanmaken. Daarop staat het aanbod van deelnemende hotels overzichtelijk bij elkaar. Daarnaast is er ruimte voor aanvullende informatie: van bereikbaarheid en het congresprogramma tot tips over wat er verder te doen is in Delft. “Als je zo’n eventpagina ziet, krijg je het gevoel: dit is speciaal voor mij gemaakt”, zegt Vermulst. Bezoekers kunnen met een paar klikken hun kamer boeken – vaak met korting. Ook restaurants en andere ondernemers kunnen hun aanbod tonen op de pagina. “Zo zorgen we dat deelnemers niet alleen voor het congres komen”, zegt Van der Schaaf, “maar ook echt iets van de stad meekrijgen.”

Inzicht in boekgedrag

De tool levert ook waardevolle data op. “We kunnen straks precies zien waar mensen boeken en hoe druk het in de stad is”, zegt Van der Schaaf. “Nu horen we vaak dat bepaalde hotels altijd vol zitten of juist niet – maar dat is op gevoel. Met cijfers kunnen we dat eindelijk onderbouwen.” Die inzichten helpen om gezamenlijk keuzes te maken, bijvoorbeeld over de spreiding van bezoekers over de stad. “We willen Delft aantrekkelijk maken voor gasten”, benadrukt Van der Schaaf, “maar tegelijk ook de fijne, leefbare stad blijven die we nu zijn.”

We zorgen dat deelnemers niet alleen komen voor het congres, maar ook de stad echt beleven.

Cozy Dutch hub

De samenwerking tussen Delftse ondernemers en andere betrokkenen past bij de manier waarop Delft zich wil profileren: als cozy Dutch hub. Een compacte, gastvrije stad waar je je welkom voelt. “Delft is geen wereldstad, maar heeft wél de charme van bijvoorbeeld een stad als Amsterdam”, vindt Vermulst. Bovendien zit er heel veel ondernemerschap en innovatie in Delftse ondernemers. Van der Schaaf: “We zijn echt koploper op het gebied van bijvoorbeeld watermanagement, duurzaamheid en robotica. Dat is interessant voor de zakelijke bezoeker.” De nieuwe boekingstool moet via de url hotelservicedelft.nl deze zomer live gaan. “Het was een flinke klus, maar deze samenwerking hebben we best snel van de grond gekregen”, zegt Van der Schaaf. “We noemen alle betrokken partijen dan ook de coalition of the willing. Samen kun je meer bereiken. En uiteindelijk profiteert de hele stad daarvan.”

Samenwerking vanuit de hele stad

De hotelboekingstool is een initiatief van de Delftse hotels, TU Delft Events, Gemeente Delft en het Delft Convention Bureau (onderdeel van Delft Marketing dat zich inzet om meer congressen naar de stad te halen). Bij de ontwikkeling is nadrukkelijk rekening gehouden met verschillende gebruikersperspectieven – niet alleen die van Delftse hoteliers, maar bijvoorbeeld ook van de TU Delft als congresorganisator.