Thuiswerken vereist ICT-aanpassingen

Een gesprek met Roy Snuverink, eigenaar van Bon-ICT, is net zo dynamisch als de materie waar zijn bedrijf zich mee bezighoudt. Die dynamiek is nodig in een tijd dat thuiswerken het nieuwe normaal is geworden.

Meer dan een snelle laptop voor buiten de deur

Snuverink heeft een achtergrond in de horeca en goed zicht op de manier waarop deze is georganiseerd. Hij ontdekte al snel dat de inrichting van de ICT er anders en beter kon, door de beleving van de gebruiker centraal te stellen en de inrichting van de techniek daaraan ondergeschikt te maken. Snuverink specialiseerde zich in het ICT-vak en heeft nu een bedrijf met een breed scala aan klanten, zoals horecabedrijven, maar ook huisartsen, laboratoria en DOTbusiness.

Hybride werkcultuur

De overgang van ‘werken op kantoor’ naar ‘voornamelijk thuiswerken’ kwam afgelopen periode ineens in een stroomversnelling: nooit eerder was de druk om je digitaal aan te passen zo hoog. Het is normaler geworden dat medewerkers hybride werken. Snuverink: “Doordat we tegenwoordig massaal thuiswerken, lopen ondernemers tegen de grenzen van hun bestaande ICT-mogelijkheden aan. Het werk gaat niet meer vanaf één device: de een werkt op kantoor, de ander thuis op een laptop of een mobile device.” Waar eerst op de werkvloer letterlijk toezicht was op mensen en hun werkzaamheden, gaat dat nu via de digitale weg. “Er is soms geen of nauwelijks zicht meer op waar werknemers mee bezig zijn of wie bij welke bedrijfsdata kan. Voeg daar aan toe dat de gemiddelde ondernemer veel te weinig digitale kennis heeft en je snapt dat die omslag extra begeleiding nodig heeft. Dat is het moment waarop wij op het toneel verschijnen.”

Relatie is heilig

Elk bedrijf heeft een eigen werkwijze. Snuverink gaat daarom persoonlijk met zijn klanten om tafel. Er is vaak geen standaardoplossing die volledig voldoet aan de klantwensen. “Om klanten te helpen, is het belangrijk dat ik goed begrijp op welke manier ze digitaal (samen)werken. Maken ze bijvoorbeeld al gebruik van geïntegreerde softwarepakketten? Ik kijk door hun bril en denk mee. Alleen dan zie je echt tegen welke problemen een bedrijf aanloopt. Met andere woorden: ik inventariseer het probleem en bied vervolgens een oplossing.” Daar hoort ook een kostenplaatje bij. “Vaak wordt een groot deel van de uren die wij maken pas achteraf doorberekend. Dat proberen we vooraf in te bedden, bijvoorbeeld in een overeenkomst waarbij wij ook zorgdragen voor het onderhoud op langere termijn. Het gaat in mijn vak vooral over vertrouwen, over en weer. Het klinkt simpel, maar voor ons is het heilig: de relatie met de klant is het belangrijkste wat er is.”

De druk is hoog om je digitaal aan te passen.

Efficiënter werken

Anno nu hebben veel bedrijven die omslag naar hybride werken wel gemaakt, maar op het gebied van efficiëntie valt nog wel wat te winnen. “Er wordt nog veel gebruik gemaakt van klassieke VPN-verbindingen en daarnaast worden gegevens op verschillende manieren verstuurd. Via email, Dropbox of via de chat op een laptop. Het draait allemaal om het delen van data. Om efficiënt data te delen, moet de vraag niet zijn hoe data gedeeld worden, maar specifieker: welke data en met wie? Via welke techniek, welke hardware, welke software, en niet te vergeten: hoe is de beveiliging? Daar valt bij veel bedrijven nog een slag te slaan.” Microsoft SharePoint wordt in combinatie met Teams veel gebruikt. Het is een goed pakket waarmee je binnen een bedrijf eenvoudig en efficiënt data deelt en samenwerkt. Er zijn professionele tools om elk team en elke afdeling het werk goed en snel te kunnen laten doen. Ook kun je op verschillende niveaus beveiligen: wie heeft bijvoorbeeld toegang tot welke data en wie heeft welke data het laatst bijgewerkt. Teams maakt ook goede interne communicatie mogelijk: vergaderen, agendabeheer en chatten met alle relevante data bij de hand.”

Beveiliging

“Veel mensen denken dat extra data-beveiliging op hoog niveau niet zo nodig is. ‘Verlies van gegevens, dat gebeurt mij niet.’ Helaas is de praktijk anders: beveiliging zal een steeds belangrijker element worden, juist omdat we onze data merendeels in de cloud hebben staan. Voor ons is het dus een belangrijk onderwerp in het overleg met de klant: duidelijk maken dat de cloud geen back-up optie is. Ik wil in beeld krijgen hoe de klant daarmee omgaat: wie is waarvoor verantwoordelijk? Je data versleutelen met encryptie is zeker handig, maar weet je dan ook wie er bij die sleutel kan, of nog belangrijker: waar ís die sleutel?”

Dynamiek

De kernactiviteiten van veel bedrijven zijn afhankelijk van de markt waar ze hun diensten en producten aanbieden. “In die dynamiek spelen wij een rol: zittend naast de ondernemer monitoren we de ICT-processen en sturen we bij daar waar nodig. Als dat een investering vraagt proberen wij daar een passende oplossing voor te vinden. Vertrouwen over en weer is van wezenlijk belang. Dat opbouwen is minstens net zo belangrijk als de kennis en ervaring die wij kunnen inbrengen.”

Roots in de horeca

Na de hotelschool en een loopbaan in de horeca groeide Roy Snuverink door in de ICT. Zijn bedrijfsnaam komt uit de restaurantkeuken. “Koks roepen ‘bon’ als ze een bestelling doorkrijgen. ‘Bon, ik heb je gehoord!’ Mensen uit de horeca snappen dat meteen. Vanuit die ervaring heb ik mijn bedrijf Bon-ICT genoemd.”

Een belangrijk onderwerp in het overleg met de klant: duidelijk maken dat de cloud geen back-up optie is.