Meetings met meerwaarde

De klassieke vergadering met koffie, notitieblok en een lange agenda maakt steeds vaker plaats voor een bijeenkomst waarin sfeer, ontmoeting en beleving tellen. Maar niet alle voorspelde trends breken door. Magchelina en Rob van Van der Valk Hotel Delft A4 vertellen wat zij in de praktijk zien.

Een zaal, twintig stoelen in U-opstelling, koffie en een lunch. Lang was dat wat bedrijven van een externe vergaderlocatie verwachtten. Die vergadering bestaat nog, maar er is iets veranderd. Wie medewerkers of relaties bij elkaar brengt, wil vaker dat die ontmoeting iets dóet. “Men wil impact en beleving”, vertelt Magchelina. “Een externe bijeenkomst moet iets toevoegen aan wat medewerkers dagelijks doen.” Wat betekent die behoefte voor de trends hybride, duurzaamheid en beleving?

Trend 1
Hybride vergaderen

Na corona leek het duidelijk: hybride vergaderen was here to stay. De combinatie van deelnemers in de zaal en mensen achter een beeldscherm zou het nieuwe normaal worden. Inmiddels is hybride niet meer weg te denken, maar fysieke bijeenkomsten bleven. “Mensen komen heel graag live bij elkaar, zonder scherm ertussen”, vertelt Magchelina. “Online kun je prima informatie uitwisselen of iemand op afstand laten aansluiten, maar samen in één ruimte zijn is anders. De energie in een zaal en het informele contact tussendoor laten zich moeilijk digitaliseren.”

Meeting Owl

Hybride technologie heeft wel degelijk een vaste plek gekregen. In het hotel is bijvoorbeeld veel vraag naar de Meeting Owl, een 360 gradencamera die deelnemers op afstand een natuurlijkere plek in de vergadering geeft. Zit een deel van een team in Nederland en een ander deel in China, dan biedt zo’n toepassing uitkomst. De winst van hybride zit dan vooral in flexibiliteit: niet iedereen hoeft fysiek aanwezig te zijn om mee te kunnen doen.

Trend 2
Duurzaamheid

Over duurzaamheid wordt in de meeting- en eventwereld al jaren gesproken. Ook opdrachtgevers stellen er vragen over. Toch ziet Rob een verschil tussen ambitie en gedrag. “Wij bieden de mogelijkheid om de CO2-uitstoot van vervoerskilometers te compenseren, maar de belangstelling is beperkt.” Ook bij eten ziet Magchelina dat verschil. “Een organisatie kan vanuit haar duurzaamheidsbeleid vegetarische snacks bestellen. Maar tijdens de bijeenkomst blijken gasten vaak toch liever voor een gewone bitterbal te kiezen.” Er zit dus regelmatig een kloof tussen beleid en wat gasten in de praktijk willen.

Lange termijn

Dat betekent niet dat duurzaamheid minder belangrijk is. Integendeel, zegt Rob. Bij Van der Valk draait duurzaamheid om de lange termijn. “Als familiebedrijf maken we keuzes ook met volgende generaties in gedachten. Het gaat niet om de marketingwaarde van duurzaamheid, maar om de toekomst van het bedrijf.” Die visie vertaalt zich concreet in keuzes bij de bouw en inrichting van het hotel.

Innovaties die niemand ziet

Veel van die investeringen zullen gasten nooit opmerken. Het verwarmings- en koelsysteem is bijvoorbeeld gekoppeld aan de reserveringen. Een ruimte die niet wordt gebruikt, hoeft niet de hele dag op vergadertemperatuur te blijven. Ook wordt warmte uit installaties teruggewonnen en opnieuw benut. Bij de koelinstallaties is gekozen voor CO2 in plaats van synthetische koudemiddelen. De warmte die daarbij vrijkomt, wordt via warmtewisselaars gebruikt voor tap- of verwarmingswater. Diezelfde filosofie – investeren in slimme techniek zonder dat de gebruiker daar iets van merkt – zie je terug in de meeting- en eventruimtes. Via netwerken en servers kunnen presentaties en microfoons bijvoorbeeld over meerdere zalen worden gekoppeld. Van de techniek daarachter merkt de gast niets. Hoe ingewikkeld die ook is, aan de voorkant moet alles eenvoudig en vlekkeloos werken.

Onze rol is verschoven van faciliteren naar meedenken en adviseren.

Voortdurende innovatie

Die oplossingen zijn ontstaan met een installateur met wie het Van der Valk-concern al decennialang werkt. Het hotel brengt kennis in over het gebruik van het gebouw, de installateur de technische expertise. Ook daarin schuilt een vorm van duurzaamheid: langdurige relaties maken het mogelijk om samen te experimenteren en te innoveren. Zo komen verschillende kanten van duurzaamheid bij elkaar. Energiezuinige techniek levert ecologische winst op en verlaagt op termijn de kosten. Langdurige samenwerking zorgt ervoor dat kennis behouden blijft en nieuwe oplossingen kunnen ontstaan.

Voedselverspilling

Ook bij voedselverspilling zoekt het hotel naar een balans tussen duurzaamheid en gastvrijheid. “Een gast verwacht bij een hotelbuffet een royaal aanbod”, zegt Magchelina, “terwijl ieder weggegooid product geld en arbeid kost én haaks staat op de duurzaamheidsambities.” Het hotel vult daarom kleinere hoeveelheden bij en investeert in techniek. Zo zorgt een coolspot ervoor dat producten onder de zeven graden blijven en langer kunnen worden gebruikt. Etensresten die toch overblijven, worden apart ingezameld in een ondergrondse tank en gebruikt voor vergisting en de productie van biogas. “Dat zijn flinke investeringen, maar we doen dit omdat we er oprecht in geloven”, zegt Rob.

Trend 3
Beleving

Dat mensen fysiek bij elkaar willen komen, blijft onveranderd. Maar wat doen ze als ze er eenmaal zijn? Dáár ziet Magchelina een verschuiving. “Impact maken en verrassen”, antwoordt ze op de vraag wat bedrijven zoeken. Een bijeenkomst moet iets teweegbrengen. Daarom begint elk gesprek met de vraag: wat is het doel? Moeten medewerkers van verschillende vestigingen elkaar beter leren kennen? Moet een nieuwe strategie na afloop echt tussen de oren zitten? Is er een productlancering waarbij relaties het merk moeten ervaren? Of wil een team ongestoord brainstormen? Pas daarna komt de invulling.

Samenwerking met partners

Voor een bedrijf met medewerkers op verschillende locaties kan een interactieve game of ijsbreker helpen om collega’s met elkaar in contact te brengen. Het hotel werkt daarvoor bijvoorbeeld samen met The Box Company, dat gamificatie en interactieve concepten verzorgt. Een andere opdrachtgever wil juist een compleet eindjaarsevenement, een dinnershow of kerstmarkt. Soms wordt letterlijk buiten de kaders gedacht. Zo deed het parkeerterrein al eens dienst als beursvloer voor tractoren, graanwagens en andere landbouwvoertuigen. Maar niet iedere vergadering hoeft een evenement te worden. Een directieteam kan juist geholpen zijn met een goede boardroom, rust en een uitstekende lunch. Voor tweehonderd medewerkers die elkaar nauwelijks kennen, kan een interactief programma juist veel toevoegen. “Onze rol is daardoor veel meer verschoven van faciliteren naar meedenken en adviseren. We zijn daarmee geen evenementenbureau, maar we helpen opdrachtgevers hun bijeenkomst zo in te richten dat die aansluit bij het doel.”