Magische momenten

De Oude en Nieuwe Kerk in Delft zijn toeristische trekpleisters die jaarlijks vele bezoekers lokken. Daarnaast kennen beide kerken een groep trouwe bezoekers van de wekelijkse kerkdiensten. Wat echter niet iedereen weet, is dat de beeldbepalende en monumentale kerken ook beschikbaar zijn als eventlocatie voor de zakelijke markt. Daar maken lokale bedrijven als Royal HaskoningDHV en de TU Delft al geruime tijd gretig gebruik van.

Hugo Overvoorde is sinds begin 2020 verantwoordelijk voor de verhuur van de Oude en Nieuwe Kerk en is vastbesloten om de kerken stevig op de kaart te zetten als evenementenlocatie voor commerciële verhuur. Overvoorde deed ruime ervaring op in de hospitalitybranche. “Ik werkte bijna twintig jaar bij Stadscafé De Waag en maakte daarna nog een uitstapje naar Bakker van Maanen. Ik heb een groot zakelijke netwerk opgebouwd in de stad en dat komt bij deze functie goed van pas. Al in het eerste gesprek met mijn nieuwe werkgever was duidelijk dat onze visies en ideeën op een lijn liggen.”

Wij willen het decor zijn van zowel kleine als grote evenementen in de stad.

Respect voor historie

Niet elk evenement past binnen een kerk, benadrukt Overvoorde. “Een kerk is natuurlijk een unieke locatie. Wij vinden het belangrijk om het historische karakter te respecteren. Het zijn en blijven godshuizen en daar houden we rekening mee. Zo is de Nieuwe Kerk al geruime tijd het decor voor de Matthäus Passion van Bachkoor Holland. Twee dagen achter elkaar zijn er zo’n duizend mensen te gast in de kerk. Maar ook de christelijke band Sela geeft concerten in dit gebouw. Daarnaast werken we dit jaar samen met het Delft Chamber Music Festival en organiseren we congressen, diners en inauguraties van Delftse studentenverenigingen. Bij deze organisaties zijn de kerken dus al  goed in beeld, maar onze mogelijkheden mogen bij de zakelijke opdrachtgevers nog bekender worden. Ik maak nog steeds mee dat mensen die hier voor het eerst komen enorm verbaasd zijn over alle mogelijkheden.”

Moderne voorzieningen

De Nieuwe Kerk is een aantal jaar geleden verbouwd. Daarbij zijn moderne voorzieningen aangebracht, zoals aansluitingen voor krachtstroom, extra watertoevoer en een domotica-lichtsysteem. “Opdrachtgevers weten niet wat ze zien”, vertelt Overvoorde. “Ze ervaren het als een magisch moment wanneer de ruimte volledig is ingericht, prachtig is verlicht en klaar is voor ontvangst. Daarnaast werken we samen met betrouwbare leveranciers  voor de catering, audiovisuele diensten en eventstyling. En we trekken op met lokale hotels als mensen op zoek zijn naar overnachtingen bij een meerdaags event. Onze automatisering is volledig up-to-date en biedt ondersteuning bij de registratie van gasten met Smart Event Manager-software. We kunnen opdrachtgevers van begin tot eind faciliteren bij de organisatie van hun evenement.”

Ook voor kleine events

Niet alle Delftse ondernemers zullen overwegen een grote kerk af te huren voor de jaarlijke nieuwjaarsreceptie. Maar Overvoorde benadrukt dat ook kleinschaligere bijeenkomsten mogelijk zijn. “Denk aan tentoonstellingen, boekpresentaties, lezingen of diners met een kleiner gezelschap. Voor deze gelegenheden kunnen gasten terecht bij vier wijkkerken in Delft, die net als wij onderdeel zijn van de Protestantse Gemeente Delft. Op deze manier kunnen we verrassende locaties bieden voor allerlei lokale initiatieven. Wij willen het decor zijn van zowel kleine als grote events in de stad. Er wordt zoveel georganiseerd in Delft en wij denken dat we daar met de unieke historie van onze locaties een prachtige bijdrage aan kunnen leveren. Zo kunnen we de kerken nog meer verbinden met de stad.”

Plenaire sessies en diners

Nicole Fontein, eventarchitect bij BlueBox Evenementen (onderdeel van de TU Delft), werkt al een paar jaar samen met Overvoorde. “Jaarlijks organiseren wij tien tot twaalf wetenschappelijke congressen voor zeshonderd tot zevenhonderd personen. Zowel de plenaire sessies als diners vinden plaats in de kerk. Door de langdurige samenwerking weten we precies wat we aan elkaar hebben. Een van de grote voordelen is dat de ruimte veel flexibiliteit biedt. Andere locaties, zoals een theater, hebben vaak de beperking van een vaste opstelling. Hier werken we met een blanco canvas en kunnen we onze internationale gasten telkens weer verrassen met een unieke setting. Vaak vallen ze helemaal stil wanneer de deuren opengaan. Om eerlijk te zijn ben ik zelf ook altijd weer onder de indruk van deze spectaculaire ruimte.”