Marktpositie versterken met slimme software

Als ondernemer is het een uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en de organisatie toekomstproof te maken. Van der Waay is marktleider op het gebied van kasdekreinigers en koos voor het ERP-systeem Odoo voor het verder digitaliseren van de bedrijfsprocessen. Tom Zwanenburg werkt sinds 2010 bij Van der Waay en is verantwoordelijk voor de verkoop: “Met deze migratie investeren we in de toekomst en internationalisering van Van der Waay.”

Van der Waay fabriceert machines voor het reinigen, coaten en onderhouden van kasdekken, overkappingen van kassen. De machines zijn ontworpen en gebouwd conform de Europese Machinerichtlijn, en als een van de twee leveranciers in Nederland in kasdekreinigers is innovatie een belangrijke strategische doelstelling van de organisatie. Zwanenburg: “Wij leveren producten waar klanten minimaal tien jaar op moeten kunnen vertrouwen. Die investeringen doen wij zelf ook, zoals nu met een nieuw ERP-systeem. Als verkoper focus ik me op de commerciële groei van de organisatie, en dus verdiep ik me ook in automatisering en digitalisering van bedrijfsprocessen.”

Keuze voor Odoo

Al eerder koos Van der Waay voor het softwarepakket van Odoo. Met de vernieuwing van het ERP-systeem werd de basis gevormd voor verdere ontwikkeling van e-commerce-activiteiten die bijdragen aan de internationalisering en logistieke verbeteringen. Zwanenburg: “Van der Waay is gevestigd in Hazerswoude en is actief over de hele wereld, in samenwerking met medeverkopers. Momenteel worden onze producten gebruikt in ruim 60 landen. We zijn hard gegroeid en zochten naar een ERP-systeem dat bedrijfsprocessen als inkoop, verkoop, planning en administratie automatiseert. Onze eerste samenwerking was met een Odoo Gold Partner, die de implementatie van het systeem verzorgde. We waren gewend om gegevens in Word en Excel bij te houden. De migratie was voor ons een belangrijk moment in de adoptie van nieuwe technologie.”

We gebruiken in Odoo alleen datgene wat nodig is.

Kennis van de markt

Van der Waay loopt voorop in de markt met de ontwikkeling en productie van kasdekreinigers. Zwanenburg: “We zijn marktleider van een nichemarkt en hebben het voordeel dat klanten ons makkelijk vinden. Alle aanvragen die binnenkomen willen we zo snel mogelijk oppakken en verwerken. Onze vorige IT-partner en Odoo-specialist had achteraf onvoldoende kennis van onze organisatie en de markt. Ook de controle van het adoptieproces intern was ontoereikend. Hierdoor ontstond de overtuiging dat Odoo complex en te gespecialiseerd was voor een bedrijf als Van der Waay. Na twee jaar zijn we opnieuw de zoektocht gestart naar een geschikte IT-partner die ons kon ondersteunen bij deze digitale transitie. Dit keer kwamen we uit bij Neobis, en kwamen we in gesprek met Walter Ruiter over de mogelijkheden van Odoo.”

Status van IT-partner

Hoewel Van der Waay enkele processen had geautomatiseerd, werd de oplossing niet uitgediept tot het volledige potentieel. Zwanenburg: “We hadden veel kosten gemaakt, maar kwamen niet tot het gewenste resultaat. Op basis van die ervaring konden we Neobis benaderen met andere en meer gerichte vragen. Al tijdens het eerste gesprek met Walter waren we overtuigd van de dienstverlening van Neobis en de mogelijkheden van Odoo. Deze keer werd wel afgestemd op onze wensen en de markt waarin we bewegen. De software van Odoo is op een bepaalde manier opgebouwd en zo wordt het ook toegepast. Maatwerk is niet altijd nodig; het draait om het slim inrichten van bestaande modules. Neobis heeft ons als Odoo Silver Partner daarbij geholpen. We maken gebruik van de CRM-module, verkoop, inkoop, boekhouding en op termijn ook voorraadbeheer, productie en planning. Onze webshop is ook opgetuigd met de software van Odoo.”

Tijdsbesparing is een belangrijke motivator geweest.

Wel of geen maatwerk

In een volgend stadium wil Zwanenburg ook digitaal ondertekenen inzetten: “Met deze functionaliteit kunnen onze servicemonteurs de werkbonnen direct door klanten laten ondertekenen. Deze wensen bespreken we met Neobis, die daarin weer meedenkt en kritische vragen stelt. Overstappen naar een nieuw ERP-systeem gaat niet zonder slag of stoot en heeft impact op de hele organisatie. Wees daarom duidelijk in het uitspreken van wensen en ga niet automatisch uit van maatwerk. Zorg dat de IT-partner op de hoogte is van de markt en specifieke bedrijfsprocessen. Met Odoo kunnen we snel schakelen en alle gegevens staan bij elkaar opgeslagen in een overzichtelijk systeem.”

Optimaliseren bedrijfsprocessen

Neobis is ICT-dienstverlener en Odoo specialist voor het automatiseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Met ingang van december 2021 is Walter Ruiter de nieuwe eigenaar van Neobis en is de organisatie afgesplitst van de Impulsum Group.