Eerst inzicht, dan automatiseren

Een ‘klein team met grote prestaties’, staat op de website van Digidux. Een formule die al 25 jaar succesvol blijkt. In dat ene zinnetje zit geen grootspraak, maar het bevat wel de nodige nuchterheid en ambitie. En exact dát is wat eigenaren Jan Niemantsverdriet en Rob Ruigrok inbrengen als ze met hun klant kijken naar de beste oplossing voor het automatiseringsvraagstuk dat hen wordt voorgelegd.

“Een klant klopt doorgaans bij ons aan met een automatiseringsvraag”, legt Niemantsverdriet uit, “maar dat is vaak het topje van de ijsberg. In de meeste gevallen mist de ondernemer grip en controle. Werkprocessen lopen niet lekker, omdat het bedrijf bijvoorbeeld flink is gegroeid. Ruigrok: “Beter organiseren is vaak de oplossing en automatisering kan daarbij een hulpmiddel zijn. Maar eerst moet duidelijk zijn waar het vastloopt.”

Notaris als klantcase

Zo verliep het ook bij JUST Notarissen, een groot notariskantoor uit Zoetermeer. Niemantsverdriet: “Hun vraag was op het eerste gezicht eenvoudig: ze wilden marketingcampagnes opzetten om meer offerte-
aanvragen binnen te halen. Al snel werd ons duidelijk dat het team de toename aan aanvragen niet zou kunnen verwerken. Hun processen waren te arbeidsintensief. Meer succes in marketing zou de organisatie juist ontwrichten. De uitdaging zat dus niet alleen in vergroten van het aantal offerte-aanvragen, maar ook in het verwerken ervan.”

Winst zonder extra personeel

Samen met alle betrokkenen namen ze alle stappen in het werkproces onder de loep: van de registratie van de interesse van een klant tot het gereedmaken van de offerte. Ruigrok: “We keken niet alleen naar techniek en efficiëntie, maar ook naar werkvoorkeuren van de afzonderlijke medewerkers. Waar mogelijk sloten we aan op bestaande systemen. Pas daarna hebben we een automatiseringsvoorstel uitgewerkt en geïmplementeerd. Met als resultaat een flinke groei van omzet en winst zonder inzet van extra personeel. Het is een typisch voorbeeld van hoe we klanten helpen om eerst grip te krijgen, zodat ze daarna kunnen opschalen.”

Overzichtelijk en behapbaar

Digidux gaat voor langetermijnrelaties. “Dat past bij ons”, legt Niemantsverdriet uit. “We hebben een klant waar we al 22 jaar mee samenwerken en die we stap voor stap verder helpen als zich problemen voordoen. Dat doen we altijd via een overzichtelijk, behapbaar plan.” “Het moet herkenbaar zijn voor de klant en concrete resultaten opleveren, vult Ruigrok aan, vooral niet moeilijk doen als het ook simpel kan.”