Margarethe Reijke vertelt hoe je een plan maakt voor een leegstaand pand in de crisis.

‘Van kantoor naar ‘clubhuis’ waar uw medewerkers graag komen’

In deze rubriek delen ondernemers hun kennis om zo anderen te informeren en inspireren.

Bij de start van de intelligente lockdown zijn veel bedrijven met hun personeel gaan thuiswerken. Hierdoor moesten voorzieningen en diensten in bedrijfsgebouwen afgeschaald worden en panden netjes afgesloten. Normaal gesproken staan bedrijfspanden vrijwel nooit volledig leeg, of stil. Veel bedrijven hadden ineens een protocol nodig voor deze afschaling, om te voorkomen dat er storingen zouden ontstaan, legionellabesmettingen zouden plaatshebben of ongedierte vrij spel zou hebben.

Communicatie essentieel

Enkele weken later werd de anderhalve- meter-economie een feit. Hoe pak je dat aan? Waar begin je? Goed idee is om te starten met een risicoanalyse, gezien vanuit de medewerkers. Werkgevers zijn altijd verantwoordelijk voor de veiligheid van hun medewerkers en bezoekers. Beschrijf mogelijke risico’s en coronamaatregelen per bedrijfsonderdeel en stel op basis hiervan een actielijst op waarmee u uw bedrijfspand stap voor stap kunt aanpassen. Denk aan bescherming voor de receptie tot aan een veilig toilet en een goede klimaatinstallatie. Communicatie met alle betrokkenen is hierbij van essentieel belang.

Kantoortijd boeken

Mogelijk vinden uw medewerkers het lastig om weer naar kantoor te komen, bijvoorbeeld uit angst voor het virus. Misschien werken zij liever thuis en komen ze alleen voor urgente zaken naar kantoor. Voordeel? Het scheelt reistijd en draagt bij aan het milieu. U voert met handige apps eenvoudig werken in ploegen in: medewerkers boeken hun aanwezigheid op kantoor. Een gebouw heeft, totdat er een vaccin is, een maximale bezettingscapaciteit van 35-40 procent.

Clubhuis

Hoe gaan de kantoren er in de toekomst uit zien? Het thuiswerken bevalt tegenwoordig goed. In polls en enquêtes zien we dat medewerkers graag weer naar kantoor gaan, maar niet per sé voor werkzaamheden die concentratie vragen. Zij komen voor de ontmoeting met collega’s en de samenhang, om te innoveren en kennis te delen. Dit vraagt een andere manier van omgaan met uw medewerkers, bedrijfspand, voorzieningen, diensten en bedrijfsvoering. Arbeidscontracten
zullen output gestuurd worden, tijd- en plaatsonafhankelijk werken wordt de norm. Managen wordt coachen. Contracten met leveranciers worden flexibeler. En uw bedrijfspand? Dat wordt het ‘clubhuis’ van de organisatie waar iedereen graag komt en uw kernwaarden versterkt worden. Wie wil dat nou niet?

• Tip 1

Maak een plan van aanpak.
Welke risico’s ervaren uw medewerkers en hoe zijn die te voorkomen? Neem hiervoor passende maatregelen.

• Tip 2

Ga in gesprek met uw leveranciers.
Veel contracten kunnen door COVID-19 niet, of niet geheel, worden nagekomen. Start heronderhandelingen.

• Tip 3

Bouw uw kantoor om tot clubhuis.
Welke aanpassingen zijn nodig op gebied van interieur, personeelsmanagement en bedrijfscultuur? Wees voorbereid op de toekomst.

Margarethe Reijke heeft 30 jaar ervaring als facility manager bij diverse beursgenoteerde bedrijven en is sinds november 2019 eigenaar van Your Need Organized.

Your Need Organized biedt facility management voor mkb-bedrijven vanaf 50 medewerkers en draagt zorg voor gebouwgerelateerde processen en contracten.