‘Laat de salarisadministratie niet uw dag beheersen’
In deze rubriek delen ondernemers hun kennis om zo anderen te informeren en inspireren.
Voor iedereen die personeel in dienst heeft, is een salarisadministratie wettelijk verplicht. Associeert u het met papieren rompslomp en een extra administratieve last? Niet nodig! Papier wordt in een moderne HR- en salarisomgeving al jaren niet meer gebruikt. In dit artikel leggen wij uit wat een HR- en salarisadministratie inhoudt en waar u op moet letten.
Verplichte (digitale) documenten
Een salarisadministratie bestaat uit een aantal documenten per medewerker die nodig zijn om het loon en eventuele andere uit te keren bedragen te berekenen. Voor de volgende documenten bestaat een wettelijke bewaarplicht:
– loonstaat
– salarisstrook
– jaaropgave
– overzicht van vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen
– beschikkingen en/of verklaringen
– loonbestanddelen in de eindheffing
– afdrachtverminderingen
– kopie van het legitimatiebewijs
– loonbelastingverklaring
Bewaartermijnen
Zolang u personeel in dienst heeft, bent u verplicht een salarisadministratie te voeren. Ook als u geen onderneming meer heeft of als personeel inmiddels niet meer bij u werkt, bent u nog verplicht de salaris-administratie te bewaren. De wettelijke bewaarplicht is zeven jaar. Voor de kopie van het identiteitsbewijs, de loonbelastingverklaring en de loonheffingskorting geldt een bewaartermijn van 5 jaar. Zorg er dus voor dat de bestanden die u op een oude computer heeft bewaard benaderbaar blijven. Ook is het belangrijk de privacy (AVG) regels te volgen.
Zelf doen of uitbesteden
Voor het inrichten en bijhouden van uw salarisadministratie kunt u kiezen tussen zelf beheren met een salarissoftwarepakket of uitbesteden aan een salarisservicebureau. Een salarissoftwarepakket heeft als voordeel dat u alle gegevens altijd direct bij de hand hebt. Als u goede salarissoftware aanschaft en dit slim inricht, heeft u echt geen dagtaak aan het bijhouden van de loonadministratie. Een salarissoftwarepakket waarschuwt u als het tijd is om een contract te verlengen. En wettelijke aanpassingen, bijvoorbeeld een cao, worden automatisch in het systeem verwerkt. U kunt uw loonadministratie ook uitbesteden aan een gespecialiseerd salarisservicebureau. U heeft dan geen omkijken meer naar de
loonadministratie en hoeft niet meer zelf werknemers aan en af te melden bij de diverse instanties.
• Tip 1
Volg de wettelijke instructies.
Op de website van de Belastingdienst is veel nuttige informatie te vinden.
• Tip 2
Bepaal hoe u de salarisadministratie gaat voeren.
Gaat u zelf of iemand anders binnen het bedrijf de administratie doen? En welk systeem gaat u hiervoor inzetten?
• Tip 3
Zorg voor professioneel toezicht.
Ook als u de salarisadministratie zelf doet, is het verstandig om minimaal één keer per jaar een specialist te laten meekijken.
Ton van den Berge is directeur van CBBS Salarisadministratie. Dit jaar viert CBBS haar 60-jarig jubileum.
CBBS biedt ondersteuning bij alle vragen op het gebied van salarisadministratie, inclusief consultancy en HR-advies.
